「なるべく一手で済ませたい委員会」とは
- 雑談や交流については自由に楽しむ
- 事務連絡については、ショートカットできるならショートカットする
- 一手で済むものに二手、三手を費やさない
- 人生の貴重な時間を無駄にしない→ハッピーなライフをエンジョイする
よくある場面
チャットで以下のような場面に遭遇することがある。
A「候補日は〇〇日、〇〇日、〇〇日です」（①）
B「〇〇日が空いています」（②）
A「では〇〇日でお願いしてもいいですか」（③）
B「はい」（④）
A「忘れるといけないのでカレンダーを送ったほうがいいでかね」（⑤）
B「そうですね」（⑥）
A「カレンダーを送りますね」（⑦）
B「よろしくおねがいします」（⑧）
A「カレンダーを送りました」（⑨）
B「ありがとうございます」（⑩）
もどかしい！
こうなってほしい
A「候補日は〇〇日、〇〇日、〇〇日です」（①）
B「〇〇日でカレンダーを送りました」（②）
A「ありがとうございます」（③）
私の周囲だと @mizuki_takenobu や @DataVizLabsPath といった方々とのコミュニケーションは、スムーズで快適だと感じる。
どこに無駄があるか
最初の例には無駄が多い。
Aさん
- いちいち回答を待つ必要がないことまで確認している
- Aさんと一緒に何かをやると、なかなか話が進まないだろう
- 片っ端から確認＆回答しないといけない
- 「じゃあどうする？」「誰が何を決めたら話は進む？」といったファシリテーションが必要になる
Bさん
- とことん受け身で自分から何もしていない
- Bさんと一緒に何かをやると、負担を覚悟しないといけないだろう
- 作業を1つ1つお願いしないといけない
- あるいは自分が全ての作業を担ったほうが早いかもしれない
一手で済むと何が嬉しいか
- やりとりを10回 → 3回に削減できる
- 実際にはもっと効果は大きいはず
- ①で候補日を出す前に、同じようなやり取りが続いているだろう
- 結果1：リードタイムを削減できる
- お互いに1時間ごとにチャットをチェックして返信する場合（ミーティングが多かったり、作業に集中すると、頻繁には返信できない）
- 10回 → 3回に削減すると、完了までの期間を「10時間」→「3時間」に短縮できる
- 1つのトピックについて 7時間のリードタイム削減 になる
- 結果2： 稼働時間を削減できる
- 40個のSlackワークスペースに入っている場合（私が現在ちょうどそのくらい）
- 1つのワークスペースごとに毎週3テーマをやりとりするとしよう
- 1テーマに「10回」のやりとりを費やすと、40x3x10=1200回になる
- 1回のやりとりを平均60秒で返信する場合、1200x60÷(60x60)=20時間を費やすことになる
- 週に20時間を費やすのは「多すぎではないか」と一瞬思った
- あながち外していないはず
- 管理職の中には、稼働の大部分をコミュニケーションに費やし、自分の作業を進められるのは早朝か深夜だけ、という方も多いだろう
- 1つ1つのやりとりを「10回」→「3回」に減らせると、稼働時間を「20時間」→「6時間」に短縮できる
- 毎週14時間の稼働削減 になる
「一手で済ませる」とお互いに意識することは、互いの人生の貴重な時間を尊重することに繋がる。
コンバージョンにも直結する
- Good：某ブラックホール企業の人事担当は、面談日程の抑え方を最適化していた
- ストレスなく返信できるように、文面やオペレーションが磨き込まれている
- More：転職エージェントからのメッセージには、コンバージョンしにくい
- 「詳細は個別にお伝えします」
- （事情は分かるので仕方ないが、そうは言っても）いちいち返信していられない
「一手で済ませる」ことの副作用
- チャット投稿のハードルが上がってしまう懸念がある
- もっと気軽に質問したほうが良い場面でも、相手に迷惑かなと思って質問できなくなってしまう
- これは良くない。
- 一手で済ませるのは、あくまでも「完了させる」ことが前提
- 効率的に完了できるから嬉しいのであって、一歩も進まないのでは本末転倒
- 二手や三手を費やしてでも、きちんと完了させるほうが、完了できないよりはマシ
- そういうときはどうするか
- 以下のようなコミュニケーションができると良いのかなと思った
- 「ここまで自分で調べたけどここが分からないので聞きたい」
- 「こういう調べ方をしたけど上手くいかないので教えてほしい」
- 「ここまで自分でやったけどここが判断できないので確認したい」
- 少なくとも「物事を前に進めようとする意思」「貢献しようとする意思」を示せる
- 以下のようなコミュニケーションができると良いのかなと思った
一手で済ませるために何ができるか
- プロジェクトとしては「こういうときはこう動きましょうね」とコミュニケーションポリシーを定めることになるだろう
- 上司・部下の関係ならば「こうやって仕事を進めてくれると嬉しい」と指導することになるだろう
- あるいは、最初に「ここまでは自己判断でOK」といった意思決定の権限委譲が必要になるだろうか
- そのくらいやらないと、仕組みとしてはスケールしないのかもしれない
- みたいなことを『経営計画は1冊の手帳にまとめなさい』を読んで思った
- 経営計画と銘打っているが「マニュアルをちゃんと作りましょう」「スタッフに浸透させるためにトレーニングを提供しましょう」という内容だった
