会議アジェンダを作るときに、見出しだけだと何も言っていないのと同じなので、中身まで書いておきましょう、という話です。
NGの例
「会議のアジェンダです！」と言って、
- 旅行先について
しか書いていないとき、「旅行先について結局何を話すんだろう？」と思ってしまいます。
ではどうすれば良いのでしょうか？
逆算しよう
このアジェンダで会議が始まったらどうなる？というのを逆算して、会話をシミュレーションしていきましょう。
Aさん「旅行先について」
Bさん「旅行先について、、、何でしょう？」
Aさん「旅行先について相談したいです」（リクエストの明確化）
Bさん「どうぞ。何でしょう？」
Aさん「どこに行きます？」（最終的に聞きたいこと）
Bさん「えーと、何の話ですかね？ いつの話ですかね？ 誰と行く話ですかね？ 予算はどのくらいですかね？」
Aさん「年末にサークルのみんなで旅行に行く話です。あんまり高いと参加しにくい人もいるので近場がいいかなと」（5W1H）
Bさん「なるほど。どこに行くかでしたっけ。候補はありますか？」
Aさん「熱海か勝浦かなと話してました」（クローズド・クエスチョン）
Bさん「他の人達とはどんなことを話しています？」
Aさん「CさんはXXX、DさんはXXX、EさんはXXXと言っていました」（参考情報の添付）
Bさん「それを聞いてどっちが良いと思いました？」
Aさん「勝浦はXXXが魅力なんですけどXXXがネックで、反対に熱海はXXXが良いんですけどXXXなんですよねぇ」（選択肢ごとのメリット・デメリット）
Bさん「強いて言うならどっちが良いと思います？」
Aさん「個人的には勝浦ですかねー。やっぱりXXXという点が捨てがたいなと」（スタンスを取る）
みたいな会話になるんじゃないかなと思います。
こういう会話になることは事前に予測できるはずなので、最初から書いておきましょう。
OKの例
上記の会話シミュレーションを会議アジェンダに反映すると次のようになります。
- 【相談】年末のサークル旅行でどこに行くか
- 背景・概要
- 時期：年末
- 参加者：サークルのみんな
- 予算：なるべく抑えて参加しやすく
- 雰囲気：（去年のときの参考URL）
- 旅行先の条件
- 予算を抑えたいので、なるべく近場
- だけど旅行感もほしい
- せっかく年末なのでXXXをしたい
- 候補
- 勝浦（Bの推し案です！）
- （参考URL）
- メリット
- デメリット
- 熱海
- （参考URL）
- メリット
- デメリット
- 参考
- Bさんの意見：XXX
- Cさんの意見：XXX
- Dさんの意見：XXX
- Eさんの意見：XXX
- 議論メモ
- （ここに記載）
- 結論
- （ここに記載）
複数人でダラダラと話していくのは時間がもったいないので、担当者がまずは1人でテキパキと上記を整理できるとスマートかなぁと思います。
